Tietosuojakäytäntö
Harriniva Oy:n asiakasrekisteri
1. Haltija
Harriniva Oy (0511442-9)
Harrinivantie 35
99300 Muonio
sales@harriniva.fi
2. Ota yhteyttä rekisteriasioissa
Rekisteriin ja rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyvissä asioissa ota yhteyttä:
Hanna-Mari Talvensaari
CEO
+358 40 570 0268
pyry@harriniva.fi
3. Rekisterin nimi
”Harriniva Oy asiakasrekisteri”
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta
Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu henkilö- ja yritysasiakkaiden ja Harriniva Oy:n väliseen asiakassuhteeseen. Asiakassuhteesta johtuen tietojenkäsittely perustuu oikeutettuun etuun.
Rekisterinpitäjä käsittelee myös asiakastietoja rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella. Tämä peruste koskee henkilötietoja, joita rekisteröidyltä kerätään huone-, pöytä- tai ohjelmapalveluvarauksen yhteydessä tai tällaisten palvelujen veloittamista varten.
Kun tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun tai sopimukseen, rekisteröidyltä ei tarvitse pyytää erillistä suostumusta käsittelyyn.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Asiakasrekisterin asiakastietoja käytetään:
– Varausten käsittely ja hallinta
– Palveluiden myynti ja toteutus
– Maksu, laskutus ja niiden seuranta sekä mahdolliset perintätoimenpiteet
– Asiakassuhteiden hallinta ja kehittäminen
– Asiakassuhdeviestintä
– Rekisterinpitäjän palveluiden markkinointi
– Controllerin liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen
Tietoa asiakkaiden erityisruokavalioista käytetään vain ruoan valmistukseen ja tarjoiluun.
Mikäli asiakas pyytää rekisterinpitäjää ottamaan huomioon asiakkaan terveydentilan palveluita tarjottaessa, käytetään palvelun tarjoamisessa asiakkaan rekisterinpitäjälle toimittamia tietoja. Tällaiset tiedot voivat koskea esimerkiksi fyysistä vammaa tai allergiaa tai muita tietoja, jotka asiakas on antanut rekisterinpitäjälle omasta aloitteestaan.
6. Käsitellyt henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia asiakkaiden henkilötietoja:
– Etu- ja sukunimi, syntymäaika, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite
– Kansalaisuus
– Varaustiedot
– Maksutapa, laskutustiedot, tiedot mahdollisista maksuviivästyksistä
– Tieto siitä, onko asiakas kieltänyt tietojen käytön suoramarkkinointiin
– Tieto siitä, onko asiakas antanut suostumuksensa sähköiseen suoramarkkinointiin
– Tiedot palveluiden käytöstä tai ostosta
– Asiakkaan toiveita ja valintoja koskevat tiedot (esim. majoituksen erityisvaatimukset)
– Mahdolliset erikoisruokavaliot
– Mahdolliset asiakaspalautteet tai valitukset
Yritysasiakkaiden osalta rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja:
– Yritysasiakkaan yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
– Tiedot yhteyshenkilön ilmoittamista ja voimassa olevan lainsäädännön edellyttämistä suoramarkkinointiin, etämyyntiin ja muuhun markkinointiin liittyvistä kielloista
– Mahdolliset asiakaspalautteet tai valitukset.
7. Henkilötietojen lähteet
Rekisterinpitäjä saa henkilötiedot suoraan rekisteröidyltä:
– Paikan päällä
– Puhelimitse
– Sähkopostilla
Varauksen yhteydessä www.harriniva.fi rekisteröity luovuttaa henkilötietonsa kolmannen osapuolen varauspalvelulle, jonka kautta rekisterinpitäjä saa kyseiset tiedot.
Kolmansilta osapuolilta, kun:
– Rekisterinpitäjän palvelut varauspalvelusivuston kautta
– Rekisteröidyn kirjojen rekisterinpitäjän palvelut varauspalveluyrityksen (kuten matkatoimiston tai matkanjärjestäjän) kautta
– Rekisteröidyn työnantaja tai yhdistys kirjaa rekisterinpitäjän palvelut rekisteröidylle
– Rekisteröity muulla tavoin ottaa yhteyttä tai kirjaa rekisterinpitäjän palveluihin kolmannen osapuolen kautta.
8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaluokat
Asiakasrekisteritietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei asiakas erikseen pyydä rekisterinpitäjältä tilaamaan asiakkaan pyytämät kolmannen osapuolen palvelut, kuten ohjelmapalvelut tai kuljetukset.
Tästä huolimatta:
Varauksen yhteydessä www.harriniva.fi rekisteröity luovuttaa varauksen tekemiseen tarvittavat henkilötiedot kolmannen osapuolen varauspalvelun kautta.
Palautteen tai yhteydenottopyynnön yhteydessä www.harriniva.fi sivusto lähettää rekisterinpitäjän sähköpostiin henkilötietoja, kuten nimen ja sähköpostiosoitteen.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakiin perustuvien pyyntöjen perusteella.
Tietoja säilytetään rekisterinpitäjän hotelli- ja varausjärjestelmissä, joihin pääsee käsiksi vain henkilötietoja käsittelevä henkilöstö. Toimittajiensa on salannut ja suojannut järjestelmät.
9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen keston ajan. Rekisterinpitäjä katsoo asiakassuhteen päättyneen, jos asiakas ei ole käyttänyt rekisterinpitäjän palveluita 3 vuoteen. Jakso alkaa sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana asiakas viimeksi käytti rekisterinpitäjän palveluita. Tiedot poistetaan 6 kuukauden kuluessa asiakassuhteen päättymisestä, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta syytä.
Tietoja voidaan kuitenkin tallentaa ja käsitellä asiakassuhteen päätyttyä, jos se on tarpeen reklamaatioon liittyvien asioiden käsittelyyn. Säilytysajat noudattavat myös kirjanpitolaissa ja muissa asiaa koskevissa laeissa säädettyjä säilytysaikoja. Kirjanpitolain edellyttämiä tietoja säilytetään niin kauan kuin laki vaatii.
Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan, kun yrityksen asiakassuhteen katsotaan päättyneen. Tietoja voidaan kuitenkin säilyttää asiakassuhteen päätyttyä, jos niiden säilyttämiselle on muu peruste.
Kun tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella, tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen sopimuksen toimeenpanemiseksi. Sopimuksen täytäntöönpanon jälkeen tietoja säilytetään asiakassuhteen keston ajan tai niin kauan kuin käsittelylle on muita perusteita (esim. valitukset tai kirjanpitolaki).
Asiakassuhteen aikana käsitellään vain sellaisia tietoja, joita tarvitaan määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Rekisterinpitäjä suorittaa määräajoin tarkastuksia tarpeettomien tietojen poistamiseksi.
Asiakassuhteen päättyessä asiakkaan tiedot voidaan siirtää yhtiön suoramarkkinointirekisteriin, jos asiakas ei ole kieltänyt tietojensa käyttöä suoramarkkinointitarkoituksiin.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Asiakasrekisterin henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella (Yleinen tietosuoja-asetus, 6 §, 1 §, e alakohta). Tässä tapauksessa asiakassuhde muodostaa oikeutetun edun. Henkilötietojen käsittely perustuu myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen (Yleinen tietosuoja-asetus, 6 §, 1 §, b alakohta). Tämä käsittelyperuste on kuvattu tarkemmin tietosuojaselosteen kohdassa 4.
Kun tietoja käsitellään oikeutetun edun tai sopimuksen perusteella, rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
Oikeus päästä käsiksi heidän tietoihinsa
Rekisteröidyillä on oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihinsa niiden käsittelyn määrittämiseksi.
Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus tietää, mitä tietoja asiakasrekisteri hänestä sisältää. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä selventämään riittävästi, mitä tietoja tai käsittelyä pyyntö koskee.
Rekisteröidyn tiedonsaantioikeutta voidaan rajoittaa tai evätä yleisen tietosuoja-asetuksen perusteella, jos luovuttaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaisia oikeuksia ovat esimerkiksi rekisterinpitäjän liikesalaisuudet ja kolmannen osapuolen henkilötiedot. Myös kansallinen lainsäädäntö (tietosuojalaki jne.) voi rajoittaa rekisteröidyn oikeutta.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyillä on oikeus pyytää, että rekisterinpitäjä oikaisee kaikki epätarkat tai virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista ehdoista täyttyy:
– Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne alun perin kerättiin
– Rekisteröity vastustaa käsittelyä, eikä tietojen käsittelylle ole kohtuullista syytä
– rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin (tässä tapauksessa käsittely muihin tarkoituksiin on kuitenkin sallittua)
– Henkilötietoja on käsitelty laittomasti.
Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, tietoja ei tarvitse poistaa, jos käsittely on tarpeen, jotta rekisterinpitäjä voi esimerkiksi noudattaa kansalliseen tai EU:n lainsäädäntöön perustuvaa lakisääteistä velvoitetta, jota sovelletaan rekisterinpitäjälle ja vaatii käsittelyä tai jos käsittely on tarpeen oikeudellisen vaatimuksen esittämiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä rekisteröidyn erityiseen tilanteeseen liittyvistä syistä, jos tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.
Jos käsittely perustuu sopimukseen, rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa käsittelyä.
Jos rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä rekisteröidyn erityiseen tilanteeseen liittyvistä syistä, rekisteröidyn on täsmennettävä tilanne, jonka perusteella rekisteröity vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella. Rekisterinpitäjä voi jatkaa tietojen käsittelyä rekisteröidyn vastustuksesta huolimatta, jos siihen on erityisen tärkeä ja perusteltu syy, joka ylittää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen kanteen esittämiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. .
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käyttöä suoramarkkinointiin, häntä ei voida enää käsitellä tähän tarkoitukseen.
Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että rekisterinpitäjä rajoittaa hänen henkilötietojensa aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:
– rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava, kunnes rekisterinpitäjä on varmistanut tietojen oikeellisuuden
– Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity pyytää käsittelyn rajoittamista henkilötietojen poistamisen sijaan
– Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee tietoja oikeudellisen vaatimuksen esittämiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
– Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä (katso edellä) ja arviointi siitä, ovatko rekisterinpitäjän oikeutetut edut rekisteröidyn edut etusijalla, ovat kesken.
Rajoitetun käsittelyn aikana tietoja voidaan pääsääntöisesti tallentaa, mutta niitä ei käsitellä. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä oikeudellisen vaatimuksen esittämiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeän yleisen edun vuoksi. Ennen kuin rajoitus puretaan, rekisteröidylle on ilmoitettava asiasta.
Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen
Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisterin tiedot ja tietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella, rekisteröity on oikeus vastaanottaa tietonsa pääosin koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.
12. Oikeus tehdä valitus sääntelyviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut soveltuvia tietosuojamääräyksiä.
13. Rekisteröidyn oikeuksien käyttöä koskevat pyynnöt
Henkilötietojen käsittelyyn tai rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä asioissa ota yhteyttä edellä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän edustajaan.
Tietosuojaoikeutta tai muiden rekisteröidyn oikeuksien toteutumista koskevat pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjälle kirjallisesti sähköpostitse tai postitse. Pyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimistossa.
Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä selventämään riittävästi, mitä tietoja tai käsittelyä pyyntö koskee.
Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei luovuteta muille kuin rekisteröidylle, rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä allekirjoittamaan pyynnön. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön esittäjää varmentamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilökortilla tai muulla luotettavalla tavalla.
